每次自我介紹是工程師時，別人都會問我說是不是每天都要工作到很晚，大家對工程師的印象就是爆肝，會用一種同情的眼神，好像工程師的生活品質都很不好，為了改變這個印象，所以今天要來分享我如何減少加班的方法。

 加班是個結果，背後的原因錯緃複雜，但主要其實可以分成兩種，1.被要求的工作太多，2.工作消化速度不匹配要求。當工作進來的速度跟消化的速度不平衡，就導致需要加班用額外的時間處理工作，那到底有什麼方法可以解決這個不平衡呢？

 今天先談論比較容易掌握在自己手上的第二點，我們要如何最佳化「工作的消化速度與需求的匹配」。

 首先，從專案管理者（老闆）的立場來看，會管的特別緊的工作，要求加班的工作，就是在專案中最長的那條工作路徑，假設是由工作A，工作B，工作C，工作D所構成。這條路徑我們就稱為Critical Path。其中大壯負責工作B，小明負責工作C，小華負責工作D，意味當大壯把工作B完成後，老闆就會開始每天盯小明完成工作C讓小華可以儘快開始工作D，Critical Path的特性是只要路徑上的工作延遲了，專案完成時間就會延遲。所以老闆就會要求加班也要準時完成甚至提早，所以小明就會面臨到加班的可能。

所以可以看到加班是跟這個Critical Path息息相關。那我們可以做些什麼呢？

1.了解工作的交付條件

當你不知道工作目標，如何完成工作？如果做的不是老闆要的，要再重做是不是時間更長；壓力更大；更多加班。因此小明首先要將交付條件跟專案管理者（老闆）以及接收者小華討論清楚並記錄下來，並依照條件完成工作。

 這裡會犯的錯誤就是把自己「覺得是、應該是的工作」當作是目標，等到做完才發現這一切不是別人要的只是自己的一箱情願，只好重做加班，因此小明不可以自己想象，需要找小華與老闆討論，並盡可能的寫清楚。

 這裡會遇到的困難是，小華可能不太懂工作D需要什麼，或者當下忙，想要減少工作。小華會對小明說「你是專業的，讓你自己決定」，然後到了交付的最後一刻，小華才說結果跟想像的差很多，小明只好加班重做。避免這個狀況的原則是邊做邊走，反覆溝通，確保不會偏離交付對象的期待太多。

2.為Critical Path上的活動多看兩步

工作上情報很重要。如果工作B突然很順利的提早完成了，老闆要來追小明的工作C了，但小明還在做其它工作，來不及也沒足夠時間做C，那又只好加班了。因此為了避免這個狀況，小明需要往前多看兩步，知道工作A完成了，工作B要開始了，小明也要開始為工作C做準備了。

 這裡會犯的迷思是，小明覺得「專案管理者應該要提醒你」。但事實是專案管理者一般來說權力較大，如果他有提醒，他是很值得跟隨的管理者。但一些管理者，會認為這是成員的責任。

3.為Critical path 上的活動做好準備

B工作與C工作互為上下游的工作，之所以是是上下游是因為B工作的輸出是C工作的輸入，是有相關的。但其中一定有兩者互不相關的工作，例如說先做好表格，先準備好工具，先準備好材料，諸如此類的，在這些地方先準備可以爭取更快的時間完成Critical Path上的活動，減少加班的機會。

 這裡會有人性上的習慣，會想說等到開始再一起弄，但事實是太小看這些小事情所佔據的時間。有時候甚至可以省下一半的時間，減少非常多的壓力。

4.為Critical Path的工作空下時間

第2點最大的用意就是為第4點準備的，當你可以往前看兩步時，就很容易為關鍵的工作留下時間。留下時間的用意是為了專注，排除其它的工作，心無旁騖的用最高效率完成Critical Path上的活動，除了用高效率去降低加班的可能性，專注也可以避免出錯。

 這一點我認為是最難的，需要時間練習，因為工程師大多負責多項事務，己經認為多工是常態。但事實是人的大腦不擅長多工，只是很快速的做工作的轉換，專注的力量是很強大的。

5.不要讓自己工作拖到變Critical Path

第五點指的是，原本這個工作不在Critical Path上，被拖到變成Critical Path。例如說C工作要開始前的條件是完成B工作以及b1工作（小花負責），b1不需任何條件可以隨時開始。今天B工作完成了，覺得要開始C工作了，才發現b1還沒好，小花就被追著加班趕工b1。此時這個b1就會變成Critical Path進而影響專案時間，因此小花就沒日沒夜了。

 避免以上問題的方法是要規定自己提早5到8倍的時間開始，如果小花b1工作需要一天的時間，則小花要提早在C工作的5天前開始。

 這裡的迷思是，有時候太忙，也覺得自己可以掌握，想等快到的時候再來做。但事實是常常有意外，不小心就變成Critical Path。然後就惡性循環一個延遲被追，另一個就做不了，然後另一個工作又快要到期，不斷的在Critical Path上被追，永遠都在加班。

 另一個迷思是認為「專案管理者會提醒我要開始準備了」，但後果就如第二點所述。

6.每天列出工作清單，設定工作優先級與執行順序。

規劃執行順序非常重要。有時候在執行A的時候，心裡一直掛念著「B要到期了，等會B要怎麼處理」，這樣的心理壓力，導致無法專心處理手頭的事。而執行順序可以讓自己先決定好計畫，專心在執行上，如果工作會延遲就提早通知相關同事，減輕心裡壓力，讓自己可以專注在執行。永遠記得一個原則，計畫與執行（實作）是兩種完全不同類型的工作，永遠都要獨立處理。

 另外優先級是可以幫助你取捨，讓時間分配在最有價值的工作上。這裡最大的迷思是，不要想著要把所有工作作完，工作是永遠做不完的，只想著把所有工作做完，只會導致兩個結果，1.增加加班時間，2.降低交付品質，以為只會發生其1，但人的精力有限，實務上是增加班時間，同時品質也不達標，兩個負面影響同時發生。把重要的事優先完成，跟老闆回報也比較有底氣。

7. 每次只做一件事並完成他。

現在人太習慣多工了！手裡修改著昨天的報告，心裡想著等會的周會怎麼講，然後突然想到剛剛寄出的Email有打錯，只好停下手邊的工作去找寄錯的Email，又覺得好像不太確認是對還是錯，要查一下以前的資料。結果一個上午報告沒改好，周會也報的零零落落，Email又找不到以前資料，一天下來一件事都沒完成。

 停止多工！訓練自己的專注力，可以用冥想鍛練，同時逼自己養成只做一件事的習慣。但順帶一提專注力也跟睡眠、身體狀況、飲食有關，是一個很大的議題。還有如果一件事，需要很長時間完成，將其分割為1~2hr長度的段落。人的專注力有限，管理專注力是一個學問。

以上的七件事是我工作的技巧，其中的概念是來自於“專案管理”、“生產管理”以及“專注力管理”。當時學會了，生產力大幅提升，也減少了很多加班。分享給大家，希望對大家有幫助。下一篇再來分享技巧的另外的一半「被要求的工作太多」如何處理。