每次自我介紹是工程師時,別人都會問我說是不是每天都要工作到很晚,大家對工程師的印象就是爆肝,會用一種同情的眼神,好像工程師的生活品質都很不好,為了改變這個印象,所以今天要來分享我如何減少加班的方法。
加班是個結果,背後的原因錯緃複雜,但主要其實可以分成兩種,1.被要求的工作太多,2.工作消化速度不匹配要求。當工作進來的速度跟消化的速度不平衡,就導致需要加班用額外的時間處理工作,那到底有什麼方法可以解決這個不平衡呢?
今天先談論比較容易掌握在自己手上的第二點,我們要如何最佳化「工作的消化速度與需求的匹配」。
首先,從專案管理者(老闆)的立場來看,會管的特別緊的工作,要求加班的工作,就是在專案中最長的那條工作路徑,假設是由工作A,工作B,工作C,工作D所構成。這條路徑我們就稱為Critical Path。其中大壯負責工作B,小明負責工作C,小華負責工作D,意味當大壯把工作B完成後,老闆就會開始每天盯小明完成工作C讓小華可以儘快開始工作D,Critical Path的特性是只要路徑上的工作延遲了,專案完成時間就會延遲。所以老闆就會要求加班也要準時完成甚至提早,所以小明就會面臨到加班的可能。
所以可以看到加班是跟這個Critical Path息息相關。那我們可以做些什麼呢?
1.了解工作的交付條件
當你不知道工作目標,如何完成工作?如果做的不是老闆要的,要再重做是不是時間更長;壓力更大;更多加班。因此小明首先要將交付條件跟專案管理者(老闆)以及接收者小華討論清楚並記錄下來,並依照條件完成工作。
這裡會犯的錯誤就是把自己「覺得是、應該是的工作」當作是目標,等到做完才發現這一切不是別人要的只是自己的一箱情願,只好重做加班,因此小明不可以自己想象,需要找小華與老闆討論,並盡可能的寫清楚。
這裡會遇到的困難是,小華可能不太懂工作D需要什麼,或者當下忙,想要減少工作。小華會對小明說「你是專業的,讓你自己決定」,然後到了交付的最後一刻,小華才說結果跟想像的差很多,小明只好加班重做。避免這個狀況的原則是邊做邊走,反覆溝通,確保不會偏離交付對象的期待太多。
2.為Critical Path上的活動多看兩步
工作上情報很重要。如果工作B突然很順利的提早完成了,老闆要來追小明的工作C了,但小明還在做其它工作,來不及也沒足夠時間做C,那又只好加班了。因此為了避免這個狀況,小明需要往前多看兩步,知道工作A完成了,工作B要開始了,小明也要開始為工作C做準備了。
這裡會犯的迷思是,小明覺得「專案管理者應該要提醒你」。但事實是專案管理者一般來說權力較大,如果他有提醒,他是很值得跟隨的管理者。但一些管理者,會認為這是成員的責任。
3.為Critical path 上的活動做好準備
B工作與C工作互為上下游的工作,之所以是是上下游是因為B工作的輸出是C工作的輸入,是有相關的。但其中一定有兩者互不相關的工作,例如說先做好表格,先準備好工具,先準備好材料,諸如此類的,在這些地方先準備可以爭取更快的時間完成Critical Path上的活動,減少加班的機會。
這裡會有人性上的習慣,會想說等到開始再一起弄,但事實是太小看這些小事情所佔據的時間。有時候甚至可以省下一半的時間,減少非常多的壓力。
4.為Critical Path的工作空下時間
第2點最大的用意就是為第4點準備的,當你可以往前看兩步時,就很容易為關鍵的工作留下時間。留下時間的用意是為了專注,排除其它的工作,心無旁騖的用最高效率完成Critical Path上的活動,除了用高效率去降低加班的可能性,專注也可以避免出錯。
這一點我認為是最難的,需要時間練習,因為工程師大多負責多項事務,己經認為多工是常態。但事實是人的大腦不擅長多工,只是很快速的做工作的轉換,專注的力量是很強大的。
5.不要讓自己工作拖到變Critical Path
第五點指的是,原本這個工作不在Critical Path上,被拖到變成Critical Path。例如說C工作要開始前的條件是完成B工作以及b1工作(小花負責),b1不需任何條件可以隨時開始。今天B工作完成了,覺得要開始C工作了,才發現b1還沒好,小花就被追著加班趕工b1。此時這個b1就會變成Critical Path進而影響專案時間,因此小花就沒日沒夜了。
避免以上問題的方法是要規定自己提早5到8倍的時間開始,如果小花b1工作需要一天的時間,則小花要提早在C工作的5天前開始。
這裡的迷思是,有時候太忙,也覺得自己可以掌握,想等快到的時候再來做。但事實是常常有意外,不小心就變成Critical Path。然後就惡性循環一個延遲被追,另一個就做不了,然後另一個工作又快要到期,不斷的在Critical Path上被追,永遠都在加班。
另一個迷思是認為「專案管理者會提醒我要開始準備了」,但後果就如第二點所述。
6.每天列出工作清單,設定工作優先級與執行順序。
規劃執行順序非常重要。有時候在執行A的時候,心裡一直掛念著「B要到期了,等會B要怎麼處理」,這樣的心理壓力,導致無法專心處理手頭的事。而執行順序可以讓自己先決定好計畫,專心在執行上,如果工作會延遲就提早通知相關同事,減輕心裡壓力,讓自己可以專注在執行。永遠記得一個原則,計畫與執行(實作)是兩種完全不同類型的工作,永遠都要獨立處理。
另外優先級是可以幫助你取捨,讓時間分配在最有價值的工作上。這裡最大的迷思是,不要想著要把所有工作作完,工作是永遠做不完的,只想著把所有工作做完,只會導致兩個結果,1.增加加班時間,2.降低交付品質,以為只會發生其1,但人的精力有限,實務上是增加班時間,同時品質也不達標,兩個負面影響同時發生。把重要的事優先完成,跟老闆回報也比較有底氣。
7. 每次只做一件事並完成他。
現在人太習慣多工了!手裡修改著昨天的報告,心裡想著等會的周會怎麼講,然後突然想到剛剛寄出的Email有打錯,只好停下手邊的工作去找寄錯的Email,又覺得好像不太確認是對還是錯,要查一下以前的資料。結果一個上午報告沒改好,周會也報的零零落落,Email又找不到以前資料,一天下來一件事都沒完成。
停止多工!訓練自己的專注力,可以用冥想鍛練,同時逼自己養成只做一件事的習慣。但順帶一提專注力也跟睡眠、身體狀況、飲食有關,是一個很大的議題。還有如果一件事,需要很長時間完成,將其分割為1~2hr長度的段落。人的專注力有限,管理專注力是一個學問。
以上的七件事是我工作的技巧,其中的概念是來自於“專案管理”、“生產管理”以及“專注力管理”。當時學會了,生產力大幅提升,也減少了很多加班。分享給大家,希望對大家有幫助。下一篇再來分享技巧的另外的一半「被要求的工作太多」如何處理。